Pomozite razvoju web mjesta, dijelite članak s prijateljima!

Opća definicija kaže da je upravljanje kadrovskim evidencijama proces obrade, održavanje dokumenata o osoblju. Ova tema je relevantna i za individualne poduzetnike i za pravne osobe. Papirologija ima stroge zakonske propise, a opisana pravila trebaju uzeti u obzir svi rukovoditelji, odjeli za osoblje u poduzećima. Pomoću upravljanja kadrovskim evidencijama bit će moguće optimizirati proces upravljanja osobljem, prilagoditi rad svakog tima, pojednostaviti postupak izvješćivanja.

Što je upravljanje kadrovskim evidencijama?

Osnove upravljanja ljudskim resursima uključuju cijeli proces izrade nacrta dokumenata, njihovo popunjavanje, izvještavanje o osoblju koje radi u tvrtki. Svaka objava ima pravnu snagu, uključujući i one koje se formiraju na temelju izjave zaposlenika. Kadrovska proizvodnja često je angažirana u kadrovskom odjelu, čija je funkcija takvo osoblje:

  • obračun plaća;
  • registracija odmora, bolnica;
  • registracija referenci.

Ciljevi i ciljevi

Zadaci i ciljevi HR odjela:

Smjer rada

Zadaci zaposlenika

Računovodstvo, registracija, kontrola

Vođenje evidencije o broju zaposlenih, prijava za rad, otpuštanje

Regulacija rada

Upoznavanje s odgovornostima, izbor radnog mjesta, prostorije

Koordinacija, obuka

Provođenje tečajeva, osposobljavanje, usavršavanje, prekvalifikacija, provjera uspješnosti

Rad s dokumentima

Stručnjaci ovog odjela bave se izradom radova, knjigama, radnim rasporedom, registrom, izvještavanjem

organizacija

Organizacija aktivnosti prema uputama

zakonska regulativa

Rad na osoblju reguliran je brojnim zakonskim propisima, naredbama i pravilima na regionalnoj ili državnoj razini. Nepoštivanje zahtjeva navedenih u regulatornom okviru predstavlja kršenje. Glavni propisi za vođenje proizvodnje osoblja:

  • državni propisi o evidencijama o radu (2003);
  • pravila upravljanja uredom i upravljanja dokumentima od 2009. godine;
  • savezna uputa o vođenju radova u svezi sa zaposlenicima;
  • opće zahtjeve koji su odobreni po nalogu ministarstava.

Zakonodavna osnova poduzeća

Svaka tvrtka koristi niz dokumenata koji reguliraju rad svih zaposlenika. Prijenos dokumenata i njihova priprema provodi se u skladu s uputama, gore navedenim regulatornim okvirom. Pravni okvir tvrtke podijeljen je u pet ključnih kategorija, a uređene su internim nalozima tvrtke:

  • statut poduzeća;
  • raspored rada;
  • propisi o zaštiti osobnih podataka;
  • zaštita rada (propisana saveznim arhivskim dekretom);
  • raspored osoblja (i dokumentacija o osoblju).

Radni tijek osoblja u organizaciji

Jedinstveni sustavi registracije vrijednosnih papira u poduzećima podijeljeni su u tri glavne kategorije, među kojima su interni propisi, raspored osoblja i regulacija plaća. Prva kategorija uključuje cirkulaciju radova prema rasporedu blagdana, popunjavanje dokumenata o rasporedu radova. Druga stavka je globalnija i sadrži klauzulu o izradi ugovora i računovodstvenih politika. Klauzula o plaćama regulira sva pitanja vezana uz isplatu plaća, bonuse, bolovanje, plaću za godišnji odmor i otpremninu za otkaz.

Osoblje T-3

Tablica osoblja u obliku T-3 je jedna vrsta papira koja opisuje cjelokupnu strukturu osoblja u poduzeću ili tvrtki. Grafikoni sadrže podatke o nazivu, položaju zaposlenika, jedinici u kojoj se nalazi. Prema regulatornim i pravnim standardima, tamo se propisuje službena plaća specijalista. Svaka promjena u procesu registracije trebala bi biti navedena u računovodstvenom odjelu u ovoj tablici osoblja u obliku T3. Upute za punjenje uvijek sadrže preporuke za svaki stupac. Ukupno dokument sadrži 5 informativnih točaka.

Radni raspored

Raspored rada dokument je koji odobrava raspored stručnjaka. Upravljanje dokumentima provodi upravitelj rasporeda. Uključuje stavke o potrebi za inspekcijom u skladu s važećim zakonodavstvom, o ručku i odmoru, o izvješćivanju. U nekim tvrtkama službenik od vas traži da izdate izvješće svaki tjedan ili mjesec (dokument mora biti potvrđen potpisom zaposlenika i poslovnog direktora nakon provjere). Plan, raspored rasporeda formiraju se za buduće radno razdoblje. Evidencija o vremenu osoblja.

Ugovor o radu

Ugovor o radu je civilni dokument koji se sastavlja između potencijalnog zaposlenika i poslodavca. Tipični obrasci za ovu vrstu dokumenta se ne pretpostavljaju, a ugovor se popunjava u slobodnom obliku u kojem se navode kvalifikacije (položaj) i razdoblje rada. Tamo se također upisuje traženi rezultat. Po zakonu, ova vrsta dokumenta vrlo je slična ugovornom dokumentu, jer propisuje konačni rezultat rada, a ne njegovu strukturu. Da biste otpuštali zaposlenike, morate samo poboljšati prije isteka ugovora.

HR narudžbe

Vraćanje zaposlenika na radno mjesto, zapošljavanje specijalista za rad obavlja se na temelju narudžbi osoblja. Ova vrsta dokumenta propisuje imenovanje djelatnika za radno mjesto i druga kretanja specijalista po odjelima. U izradi uputa i narudžbi uključeno je osoblje i uprava osoblja. Menadžeri / administratori tvrtke donose lokalne odluke. Nalozi imaju jedan oblik, uspostavljen je regulatornim okvirom. Prema trajnosti papira mora biti u računovodstvenom odjelu ili u kadrovskom odjelu do pet ili više godina (ovisno o vrsti narudžbe).

Opisi poslova

Opisi poslova - to je dokument koji propisuje odgovornost stranaka (zaposlenika i poslodavca), a sadrži i podatke o uputama i dužnostima određenog stručnjaka u njihovom položaju. Potvrđuju se pečatom organizacije i potpisom odgovorne osobe. Za pripremu ovog dokumenta potrebno je tri primjerka. Jedan ostaje u kadrovskom odjelu, drugi je prepušten samom izvođaču, a treći je upravitelju ili administratoru određenog odjela. Svrha ove narudžbe je optimizirati procese upravljanja osobljem u poduzeću.

Kako organizirati uredski rad u kadrovskoj službi

Pravilno upravljanje ljudskim resursima uključuje visoku razinu odgovornosti. Osoblje osoblja mora osigurati da datumi potpisivanja važe. Održavanje radnih knjiga i drugih dokumenata o osoblju možete povjeriti outsourcing tvrtkama. Odgovornosti osoblja HR-a:

  • izraditi raspored rada, računovodstvene dokumentacije za odmor;
  • izvršavanje dokumenata za zaštitu na radu (potrebnih za državna tijela);
  • priprema i pisanje naloga;
  • izvršiti obračun plaća i kontrolirati isplatu bonusa.

Uspostavljena služba za osoblje

Stalna kadrovska služba provodi se kada sve evidencije i sve registracije obavlja samo zaposleno osoblje iz kadrovske službe. Ovaj način papirologije važan je za poduzeća i tvrtke s osobljem od 20 do 30 ljudi. Vladini standardi zahtijevaju strogo poštivanje svih narudžbi i drugih zahtjeva, inače pravna osoba može primiti novčanu kaznu. U uslužnom sektoru, gdje se do 30 osoba nalazi na istoj pravnoj osobi, profitabilnije je koristiti usluge outsourcing tvrtki.

Privlačenje stručnjaka iz outsourcing tvrtke u kadrovski rad

Privlačenje stručnjaka iz outsourcing tvrtke u kadrovski rad će uštedjeti novac i smanjiti ukupan broj osoblja. Nezavisni stručnjaci provode cjelokupan opseg potrebnog rada na izradi naloga i rasporeda. Također vode poseban dnevnik i uređuju redoslijed rada svakog stručnjaka u tvrtki. Upravljanje kadrovskim evidencijama u outsourcingu obilježeno je činjenicom da pravna osoba nema vlastiti kadrovski odjel, već taj zadatak povjerava zasebnom timu uz razumnu naknadu.

Registracija osoblja od nule korak po korak

Za vođenje evidencije osoblja odjela zahtijeva uredsku opremu i ured. Važno je imati trajni sef. U nalogu se određuje voditelj sustava rada. Nakon toga se formiraju interni akti. Za svakog zaposlenika u tvrtki morate imati zasebnu mapu u kojoj će biti pohranjena njegova radna knjižica. Upravljanje kadrovskom dokumentacijom zahtijeva čuvanje ove dokumentacije tijekom cijelog razdoblja rada specijaliste na radnom mjestu. Tijekom rada odjela, u knjige se unose podaci, sastavljaju se nalozi.

Zahtjevi za osoblje

Upravljanje osobljem je relativno složen proces koji zahtijeva određene teorijske, praktične vještine. Regulatorni okvir za ovu poziciju sadrži popis uvjeta pod kojima stručnjak može zadržati taj položaj. Obrazovne ustanove ne izdvajaju poseban profil, kao što je upravljanje kadrovskim evidencijama. Menadžeri i administratori su prikladni za HR aktivnosti. Tako su poslodavci imenovani osobama s pravnim obrazovanjem, radi zaštite informacija ili dokumentacije.

Prava i dužnosti osoblja

Prva obveza takvih dužnosnika je poznavanje zakonske osnove, poštivanje utvrđenih računovodstvenih pravila. Iznad su spomenuti članci, savezni zakoni, koje treba slijediti u vođenju rada osoblja ureda. Osoblje ima pravo primati informacije od zaposlenika, vidjeti osobne mape, vidjeti knjigovodstvenu knjigu (plaću). Ovlasti stručnjaka ovog profila uključuju postavljanje potpisa, rad s poslodavcima na poboljšanju učinkovitosti osoblja.

Vođenje uredskog rada osoblja

Danas se upravljanje kadrovskim evidencijama provodi u pisanom i digitalnom obliku. Dokumentaciju potpisuje osobno ovlašteno osoblje. Za vođenje evidencije koriste se državni standardi koji objedinjuju sve obrasce i obrasce. Potrebno je uzeti u obzir norme GOST R 6.30-2003 i GOST R 7.0.8-2013. Važni papiri se čuvaju u posebnim mapama ili metalnim sefovima. Ovisno o opsegu i opsegu tvrtke, stručnjaci se moraju pridržavati različitih zahtjeva o učestalosti izvještavanja.

Pretraživanje i registracija osoblja

U početku, prije podnošenja zahtjeva za osoblje, potrebno je pronaći specijalizirano osoblje koje zadovoljava stroge kriterije (oni moraju biti povezani sa specifičnostima rada). Da biste to učinili, upotrijebite specijalizirane urede, agencije, mjesta za traženje posla, burzu rada ili privatne oglase u novinama, medijima, na web stranicama. Nakon sastavljanja obveznih dokumenata o osoblju, vrši se registracija, potpisuje se ugovor o radu ili ugovor.

Faze regrutiranja

Postupci upisa osoba na radno mjesto počinju unosom podataka o tražitelju posla u poseban dnevnik. Računovodstvena kartica bilježi podatke o iskustvu, radnom iskustvu, prethodnom radnom mjestu. Uz odobrenje, izdaje se nalog za imenovanje osobe na određeno radno mjesto. Završna faza je formiranje osobne mape, sastavljanja slučaja u tvrtki, odjelu. Ugovorom su propisane informacije o obvezama, o plaći za radno mjesto.

Osobne kartice i osobni poslovi zaposlenika

Vrste osobnih dokumenata uključuju osobnu iskaznicu zaposlenika. Sadrži sve podatke o bračnom statusu, puno ime i prezime, tamo je zalijepljena fotografija, bilježi se datum rođenja. Sve to rade poslodavci kako bi formirali paket podataka za svakog člana osoblja tvrtke. Prema zakonu, ti se podaci ne mogu prenijeti trećim osobama. Mape, ormari ili čak metalni sefovi služe za vođenje osobnih poslova (ovisno o razini opreme tvrtke).

HR Records

Papirni tiskani materijali pomažu u sistematiziranju izvješćivanja, pojednostavnjuju tijek rada. Dokumentacija u obliku upravljanja dokumentima uključuje sljedeće vrste:

  • kontrolne dokumente, papire koji se dostavljaju tvrtki ili poduzeću;
  • kontrolno vrijeme, razdoblja službenih putovanja;
  • pratiti sve bilješke, izjave;
  • evidenciju kako bi se osigurala sigurnost evidencije o radu.

Čuvanje radnih knjiga

Upravljanje kadrovskim evidencijama zahtijeva od stručnjaka da vode evidenciju radne knjige. Sve se evidencije vode ako je osoba u poduzeću službeno registrirana. Radna knjiga zaposlenika izdaje se nakon otkaza. Ova dokumentacija bilježi sve promjene u vezi s položajem, nagradama. Obuka u kadrovskom uredu od nule uključuje obavezne točke o ispravnosti upisa radnih knjiga. Sve pogreške ispravljaju članovi osoblja. Ako ih pronađu, stručnjaci mogu biti optuženi za prekršaj.

Sustav i pohrana dokumenata

Za reviziju i pohranu dokumenata stvoren je poseban zakon. Važno je spomenuti i 17. članak Saveznog zakona o čuvanju arhiva. Njime je propisana potreba da uprava poduzeća i poduzeća brine o čuvanju arhivske dokumentacije u propisanom roku. Rok skladištenja propisan je zakonom i sukladan je državnim standardima. Kako bi se osigurala cjelovitost papirne dokumentacije, koriste se metalni vatrootporni sefovi i ormarići.

Ako je potrebno, podaci iz dokumenata prenose se Državnom odboru za statistiku Ruske Federacije. Automatizacija, digitalizacija papirne cirkulacije jedan je od primarnih pravaca u optimizaciji procesa upravljanja osobljem. Danas većina izvješćivanja nije u papirnatom obliku. To ne oslobađa odgovornosti rukovoditelja poduzeća, upravitelja u sigurnosti arhiva za jednu, tri, pet ili više godina.

Elektronička evidencija osoblja

Prilikom korištenja elektroničke kadrovske evidencije, važno je poštivati uvjete sigurnosti dokumenata, smanjiti pristup arhivi zbog zakona o zaštiti osobnih podataka. Elektronska računovodstvena dokumentacija ima nekoliko prednosti:

  1. brzi pristup dokumentima;
  2. zaštita datoteka lozinkom;
  3. nema potrebe za kupovinom sefova za uštedu papira;
  4. ušteda prostora u uredskom prostoru - 10 tisuća dokumenata i više može se pohraniti na tvrdi disk;
  5. štedi vrijeme - znak, možete pronaći bilo koji dokument u 1-2 minute u arhivi tvrdog diska na računalu.

video

Pomozite razvoju web mjesta, dijelite članak s prijateljima!

Kategorija:

Drugo